“La forma como pasamos nuestro tiempo es como pasamos nuestros días. La forma como pasamos nuestros días es como nos irá en la vida. Y como nos va en la vida determina si valió la pena vivirla”.

Lo que tiene de lógica esta frase lo tiene de buena. Fantástico pensamiento del consultor Keith Yamashita.

Pues sí. A riesgo de sonar filosófico, el recurso más preciado en tu empresa y en la vida es… el tiempo. Y, típico, no lo usamos bien.

Te platico sobre el artículo de Bain titulado: Cómo Manejar tu Recurso más Escaso. Según la consultora, las empresas ponen mucha atención al uso de su dinero, pero muy poca al manejo de su tiempo.

Y la explosión de la comunicación virtual y exceso de juntas abruman al ejecutivo. Según Bain, 15% del tiempo colectivo de una empresa típica se va en juntas (para un ejecutivo senior es más: ¡40%!). Ah, y 80% de estas reuniones son dentro de un mismo equipo.

“Se dedican horas y horas a juntas arbitrarias y sin regulación convocadas por cualquiera”, explica la firma. Un pesado lastre a la efectividad y rentabilidad. ¿Cómo manejar bien el tiempo? Aquí ocho consejos de Bain:

1. Generar una agenda clara y selectiva. Palabra clave: selectiva. Por ejemplo, Rodrigo Mayo (un director en Bain México) señala cómo los empleados de una aerolínea mexicana dedicaban 15% del tiempo a actividades de bajo impacto. ¿Te imaginas el costo?

2. Crear un presupuesto “base cero”. No usar el tiempo “como siempre lo hemos hecho”. Cuestionar cada junta, cada actividad. Partir de cero.

3. Requerir un “plan de negocio” para cada proyecto. Parece obvio, pero las organizaciones tienen muchos proyectos no prioritarios. ¿Quién y por qué los autorizaron?

4. Simplificar la organización. Eliminar capas y racionalizar. Según Bain, cada gerente “crea” trabajo para dos personas y un director para cuatro.

5. Especificar claramente el mando para decisiones de tiempo. Es típico que cualquiera convoque juntas, un exceso improductivo.

6. Estandarizar toma de decisiones.

7. Disciplinarse en el manejo del tiempo y las juntas. Con cuatro reglas: agendas claras, preparación previa, inicio puntual y terminación anticipada si la junta se atasca.

8. Proveer retroalimentación sobre el manejo del tiempo. Medir efectividad y carga de comunicación de empleados y directivos. Según Mayo, estandarizar decisiones y tener disciplina para manejar el tiempo son las dos herramientas más poderosas, sobre todo en las juntas.

“Es sorprendente el número de personas que va a reuniones solo para estar informados, para estar en la jugada”. Error. “Si la persona no tiene un rol claro, que no asista”, explica.

Tiene mucho sentido, pero ¿cómo definir estos roles? De acuerdo a Bain, con la metodología RAPID. Por sus siglas en inglés, existen cinco roles genéricos para asistir a una reunión:

a) Recommend. Analizan opciones y recomiendan acciones.

b) Agree. Las personas necesarias para que el acuerdo se cumpla.

c) Perform. Los que llevan a cabo lo acordado.

d) Input. Llevan información necesaria para tomar decisiones.

e) Decide. Tienen autoridad para tomar la decisión y comprometer a la organización.

Excelentes consejos. Seguro servirán para tu empresa. Pero, ojo, el manejo del tiempo también es clave en la vida, sobre todo en la era de la hipercomunicación, tiempos donde hay demasiadas tentaciones y demandas sobre nuestra atención.

Es fácil perderse en una pantalla. Y está bien distraerse. Pero ni muy muy, ni tan tan. Todo en exceso es malo.

No es mala idea realizar un diagnóstico de cómo utilizamos nuestro tiempo libre. Si de 24 horas dormimos 8, trabajamos 8 y digamos que 4 a trayectos y comidas, solo nos quedan 4 horas libres en días hábiles. Ya en fin de semana la ecuación cambia: hay mucho más tiempo libre.

¿A qué le dedicas tu tiempo? Excelente pregunta ahora que viene Semana Santa.

Suerte al responderla… y, por lo pronto, en las vacaciones aprovecha tu tiempo para descansar y recargar baterías. ¡Ojalá te toque!

Posdata 1. Respecto a la Ley Eléctrica y la decisión de la Corte: los litigios seguirán, los 200 amparos continuarán. Y por el margen de 7-4, es probable que se otorguen a favor de las empresas afectadas. No es victoria total de la 4T. La pelota queda en el proceso legal que seguirán estos amparos.

Posdata 2. “No me vengan con que la ley es la ley”. Algo que diría un criminal. Pero, ¿que lo diga un presidente (minúsculas)? Patético…

En pocas palabras…

“El tiempo que disfrutas perdiendo no es tiempo perdido”.

Bertrand Russell, polímata británico